Cara Menyimpan File menggunakan fasilitas Save As

Apabila anda mengerjakan sebuah dokumen excel 2007, dan ketika suatu saat anda membuka file tersebut dikomputer yang hanya ada Excel 2003 atau versi sebelumnya maka tentu saja file tersebut tidak dapat dibuka.

Agar file excel yang dikerjakan di excel 2007 bisa dibuka di excel 2003 atau sebelumnya maka kita harus menyimpan file tersebut ke format excel 2003.

Untuk menggunakan Save As kita masuk di Office Button lalu klik Save As.

Maka akan ditampilkan kotak dialog Save As

Pada kotak Save as type, anda bisa memilih type yang di inginkan. Untuk pilihan Excel Workbook berarti kita menyimpan file dengan type Excel 2007, dan untuk pilihan Excel Macro-Enable Workbook berarti kita menyimpan file tersebut ke dalam type Excel Macro 2007 (Pembahasan Excel Macro, dibahas pada artikel terpisah tentang Excel Macro), sedangkan piihan Excel 97-2003 Workbook berarti kita menyimpan file tersebut ke dalam type Excel 97 hingga 2003.

Lihat perubahan hasil dari penyimpanan yang menggunakan type yang dibahas tadi.

Dalam gambar tersebut terlihat ada 3 file Excel dengan nama yang sama namun berektensi yang berbeda. Pada file yang pertama adalah Micr Off Excel 97-2003 Worksheet dengan ukuran file (size) 20 KB, sedangkan file yang kedua adaalah Micr Off Excel Macro-Enable Worksheet (Excel Macro 2007) dengan ukuran 10 KB dan file yang ke ketiga adalah Micr Off Excel Worksheet (Excel 2007) berukuran 9 KB.

Format excel yang disimpan pada Off Exel 97-2003 lebih besar dari pada file excel dengan format file excel 2007. Dan ini merupakan salah satu kelebihan dari excel 2007 yaitu mengkompres file sehingga sizenya tidak terlalu besar.

Fasilitas Save As, selain digunakan untuk merubah ke format yang lain, juga bisa digunakan untuk menyimpan file dengan format yang sama namun nama file yang berbeda. Salah satu contoh kita mempunyai file yang bernama “Laporan Bulan Oktober”, dan kita ingin membuat file yang baru “Laporan Bulan Nopember”. Agar isi file Laporan Bulan Oktober tidak berubah dan kita membutuhkan isi file tersebut untuk dirubahnya dalam pembuatan laporan bulan berikutnya, maka gunakanlah perintah Save As, dan di nama file nya anda rubah menjadi “Laporan Bulan Nopember”. Dan yang perlu anda perhatikan bahwa apabila anda menggunakan perintah Save As dan nama filenya tidak anda rubah sedangkan di Folder tersebut sudah ada nama file yang sama, maka akan muncul pertanyaan sebagai berikut;

Bahwa file my file sudah ada, apakah anda ingin menggantikannya? Klik Yes untuk menggantikannya dan klik No untuk tidak menggantikannya. Apabila anda mengklik Yes maka isi file yang pertama akan berubah dengan isi file yang telah anda rubah. Jadi hati-hati saja ya…